全社会議の会場に必要な条件を洗い出す
全社会議の会場探しでは、会議の進め方そのものと会場のスペックを一緒に考えてしまい、条件が絞れなくなることがあります。アジェンダの組み方や開催頻度の考え方は、全社会議とは、目的とアジェンダの組み立て・開催頻度の目安で詳しく解説していますので、ここでは会場選びに絞って進めます。
会場に求める条件を整理すると、次のような項目に集約されます。
- 全員が前を向ける配置 - スクール形式やシアター形式のレイアウトに対応できるかどうかで、参加者の集中度が変わります
- 投影・音響設備 - スライドを映すプロジェクターやモニター、人数が多い場合はマイクの有無も確認したい設備です
- 集まりやすい立地 - 複数拠点から人が集まる場合、乗り換えなしで着ける駅が多い立地だと当日の集合がスムーズです
- 集中しやすい空間 - 周囲の音や視線が気になりにくく、資料や画面に集中できる環境かどうか
このあたりを条件として持っておくと、候補会場を比較するときの軸がぶれません。
何名規模で考えるか
全社会議の会場は、想定人数によって選ぶべき会場のタイプが変わります。目安として次のように考えると、探す範囲を絞りやすくなります。
- 10名前後 - 会議室タイプの小さな会場でも十分に対応できる規模です
- 20名前後 - 着席で全員が座れる会場かどうかをきちんと確認したい規模です
- 30名以上 - 着席にこだわらず、立食形式を組み合わせられる会場を検討すると選択肢が広がります
規模が読めない場合は、着席と立食の両方に対応できる会場を選んでおくと、直前の人数変動にも対応しやすくなります。たとえばWorkspace & Bar 56の場合、着席27席、立ち上がりを含む立食であれば最大50名まで対応できるため、20名前後の着席の全社会議から、懇親会を兼ねた50名規模の集まりまで一つの会場で検討できます。
会議のあとそのまま懇親会に移れるか
全社会議の会場探しで意外と見落とされがちなのが、会議のあとの懇親会をどこで開くかという点です。会議会場と懇親会会場が別だと、移動の時間調整や参加者への案内が増え、当日の運営負担が大きくなります。
同じ会場で会議から懇親会まで完結できると、次のような利点があります。
- 移動の案内や時間調整が不要になり、当日の進行がシンプルになります
- 会議のレイアウトから懇親会のレイアウトへの転換だけで済み、荷物の移動も最小限です
- 遠方から参加する社員がいる場合も、会場を移らずに参加を続けられます
懇親会を同じ会場で開く場合は、飲み放題やドリンク提供のためのスタッフ配置などをあわせて手配することになります。飲食の持ち込みについては、会場によって扱いが異なりますが、持ち込みいただけます（事前にご相談ください）という運用の会場であれば、社内で用意したお菓子や飲み物を活用することもできます。
費用の考え方
全社会議の会場費用は、時間帯と利用時間の長さで大きく変わります。相場感を持つには、次のような時間帯別の考え方が参考になります。
- 平日の日中 - 会議中心の利用であれば、日中の時間帯料金が基本になります
- 平日の夜 - 懇親会まで含めて夜の時間帯まで利用する場合は、夜の時間帯料金が加算されます
- 土日祝日 - 終日を通じて同一の料金が設定されているケースが多く、平日夜より抑えられる場合があります
このほかに、プロジェクターやモニター、マイクといった設備、飲み放題やスタッフ配置、ケータリングの手配といった項目は、基本の貸切料金に含まれない有料オプションとして別途かかることが一般的です。見積もりを取るときは、会場料金だけでなくオプション込みの総額で比較することをおすすめします。貸切費用の詳しい考え方は、貸切費用の考え方でまとめています。
法人利用の場合、当日の現金やカードでの即時決済ではなく、請求書払い・月末締め翌月払いに対応している会場を選んでおくと、経費精算や稟議のフローに合わせやすくなります。
貸切のご相談や空き確認は、こちらからお問い合わせください。日程や人数がまだ仮の状態でも、概算のご相談から承っています。
開催の段取り
全社会議の当日は、会議そのものの進行だけでなく、設営から撤収までの時間を見込んでおく必要があります。おおまかな流れは次のようになります。
- 会場に入り、レイアウトの設営とプロジェクター・マイクの動作確認を行います
- 登壇者がいる場合は、投影内容や音声のリハーサルを済ませておきます
- 会議を実施します
- 懇親会に切り替える場合は、テーブルや椅子のレイアウトを変更します
- 終了後、原状復帰と撤収を行います
利用時間は搬入開始から完全撤収までを含めて考えるのが基本で、予定より会議が長引いた場合の延長も見込んでおくと安心です。延長は30分単位で対応している会場もあるため、事前に確認しておくとよいでしょう。会場全体のスペックについては、会場スペック集約ページにまとめています。
人形町で全社会議を開くなら
Workspace & Bar 56は、東京都中央区日本橋人形町2-21-1 FSビル 5Fにあり、東京メトロ日比谷線「人形町」駅から徒歩2分、半蔵門線「水天宮前」駅から徒歩3分の立地です。秋葉原からは乗り換えなしで約3分、上野から約6〜7分、銀座から約10分、品川から約16分、羽田空港から約39分と、乗り換えなしで来られる駅の選択肢が多いのが特徴です。東京駅からは乗り換え1回で約15〜20分、新宿駅からは約25分程度と、乗り換えが必要な駅からもアクセスできます。
会場は72平方メートルで、着席27席、立ち上がりを含む立食であれば最大50名まで対応できます。貸切に最低人数の指定はなく、少人数の全社会議から懇親会を兼ねた集まりまで、規模に応じて利用の形を選べます。
料金は税込・1時間あたりで、平日の7時から18時までが5,500円、平日18時から23時までが11,000円、土日祝日は終日6,600円で、いずれも3時間からの利用となります。プロジェクター、モニター、マイクはそれぞれ有料のオプションで、飲み放題やスタッフ配置、ケータリングの手配などもオプション料金として別途かかります。法人のお客様には請求書払い・月末締め翌月払いで対応しており、当日の現金やカードでの即時決済は不要です。
会議で使ったスペースを、そのままバーカウンターのある空間として懇親会に切り替えられる点が、Workspace & Bar 56ならではの使い方です。移動のための時間や案内を挟まずに、会議から懇親会まで一つの会場で完結させたい場合に検討いただける選択肢です。
よくある質問
何名まで対応できますか
着席で27席、立ち上がりを含む立食であれば最大50名まで対応しています。全社会議の人数に合わせて、着席中心か立食を交えた形式かをご相談いただけます。
会議のあとに懇親会を開けますか
会議で使ったレイアウトを転換して、同じ会場で懇親会に移ることができます。バーカウンターがあるため、飲み放題やドリンク提供のスタッフ配置とあわせてご利用いただけます。
投影やマイクは用意されていますか
プロジェクター、モニター、マイクはいずれも有料のオプションとしてご用意しています。基本の貸切料金には含まれていないため、必要な設備をあらかじめお伝えください。
支払いは請求書でも大丈夫ですか
法人のお客様は請求書払い・月末締め翌月払いに対応しています。経費精算や稟議のフローに合わせて進めていただけます。
飲食の持ち込みはできますか
持ち込みいただけます（事前にご相談ください）。冷蔵・冷凍品の保管やグラスの貸出は別途オプション料金がかかりますので、あわせてご確認ください。
日程が決まっていなくても相談できますか
日程や人数が仮の状態でも、概算のご相談から承っています。まずはこちらからお問い合わせください。