内定式の会場を探していると、式典用の会議室と懇親会用の飲食店を別々に手配していないでしょうか。会場を分けると、移動の時間調整、内定者が迷わないための案内、二重の予約と支払い処理など、人事担当者の手間が単純に倍になります。稟議を通す立場からすると、見積もりも二重に取らなければならず、上長への説明も一本化しにくいのが実情です。この記事では、内定式と懇親会を同じ会場で完結させる前提で、会場選びの判断基準を収容人数・設備・料金・当日の流れという観点から整理します。企画内容そのもの（プログラム構成や内定者向けの演出）については別記事で詳しく解説していますので、ここでは会場選定に絞ります。
内定式と懇親会をどう組むか
内定式は着席で代表挨拶や内定書交付を行う、比較的あらたまった時間です。一方で懇親会は立食でカジュアルに内定者と先輩社員が話す時間になります。この二つを同じ会場で行う最大のメリットは、内定者を一度案内すればそれで移動が完了する点です。式典が終わったらそのまま同じフロアで懇親会に切り替わるため、内定者が場所を探して迷う心配がなく、遅刻や離脱のリスクも下がります。
会場側から見ると、式典的な緊張感からカジュアルな懇親への切り替えは、照明や座席のレイアウトだけでなく、空間そのものの雰囲気に左右されます。会議室然とした無機質な空間だと、式典が終わっても場の空気が変わりにくく、内定者が肩の力を抜きにくいことがあります。バーカウンターのあるイベントスペースのように、もともと着席と立食の両方を想定した空間であれば、同じ場所でも「今日は懇親会だ」と切り替わりやすくなります。
貸切会場選びの基本的な考え方については、こちらで詳しく解説しています。
会場に求める条件
内定式懇親会の会場を選ぶときに、まず確認しておきたい条件は次の三つです。
一つ目は投影機材です。代表挨拶に合わせて会社紹介のスライドを流したい、内定者に向けたメッセージ動画を上映したいというニーズは多くの企業にあります。ただし、プロジェクターやモニターは会場によって基本料金に含まれない有料オプションであることが多く、事前に確認しておかないと当日の見積もりが変わってしまいます。
二つ目は内定者が話しやすい雰囲気です。式典が終わった直後は、内定者同士もまだ緊張が残っている時間帯です。堅すぎない内装、テーブルの距離感、飲み物を片手に立ち話ができる空間かどうかは、懇親会の会話のしやすさに直結します。
三つ目はアクセスの分かりやすさです。内定者にとっては初めて訪れる場所であることが多く、駅から迷わず着けるかどうかは地味に重要な要素です。最寄り駅からの徒歩分数だけでなく、乗り換えなしで来られる駅が多いかどうかも、内定者の居住地が分散している場合の判断材料になります。
何名規模で考えるか
内定式懇親会の規模は、内定者に加えて人事担当者、経営層、先輩社員が同席することを考えると、内定者の人数だけで判断しないほうが実態に近くなります。中小企業の内定式懇親会であれば、式典パートは着席、懇親会パートは立食に切り替わることが多く、会場を選ぶ際は着席と立食それぞれの収容上限を基準に考えるのが安全です。貸切に最低人数の指定がない会場であれば、内定者が数名という年でも同じ会場を使い回せます。
規模を検討する際は、着席と立食それぞれの上限を事前に確認しておくと、当日になって席が足りない、立食スペースが狭すぎるという事態を避けられます。式典パートの着席人数と、懇親会パートで想定する立食人数の両方を、会場の収容人数の範囲内で計画することが基本です。
費用の考え方と請求書払い
稟議を通すうえで一番聞かれるのが、費用の内訳です。会場のスペース料金は時間帯によって単価が変わることが多く、平日の昼と夜、土日祝でそれぞれ異なる料金設定になっているのが一般的です。式典と懇親会を通しで使う場合、利用時間は式典の準備開始から懇親会の終了までを合算して考える必要があります。
見積もりを作るときは、スペース料金だけでなく、プロジェクターやモニター、マイクといった備品が有料オプションになっているかどうかを必ず確認してください。「設備完備」と書かれていても、実際には備品ごとに追加費用が発生する会場は少なくありません。飲み放題をつける場合も、スペース料金とは別に一人あたりの単価がかかることが一般的です。これらを合算した概算見積もりを早い段階で取っておくと、稟議書に数字の根拠を書きやすくなります。
法人利用の場合、当日の現金や社用カードでの即時決済ではなく、請求書払い・月末締め翌月払いに対応している会場を選ぶと、経費精算や稟議のフローに乗せやすくなります。日程が未定の段階でも、概算の見積もりだけ先に取っておきたいという相談は珍しくありません。まだ日程が固まっていなくても、概算見積もりについてはこちらからご相談いただけます。日程未定の段階でのご相談も可能です。
料金の内訳や相場感をより詳しく知りたい場合は、貸切料金の考え方にまとめています。
当日のタイムライン例
内定式と懇親会を同じ会場で行う場合の時間の流れを、一例として挙げます。
まず式典パートでは、着席のレイアウトで代表挨拶、内定書交付、先輩社員からの一言といった進行を行います。ここまでは会議室的な落ち着いた雰囲気で進めることが多い時間です。
式典が終わったら、同じ会場のレイアウトを整える短い時間を設けます。着席のテーブルを片付け、立食用のスペースに切り替えるための時間で、会場を移動しない分、この切り替えは数分から十数分程度で済みます。
その後は懇親会パートに移り、立食形式で内定者と社員が自由に歓談する時間になります。飲み物を片手に、部署ごとの先輩社員と話す時間を設けたり、内定者同士の交流の時間を長めに取ったりと、内容は企業ごとに調整できます。会場の利用可能時間は7時から23時までとしている会場が多いため、平日夜に式典と懇親会を通しで行う場合は、この範囲内で時間配分を組むことになります。
内定式懇親会の企画そのもの、進行の作り方についてはこちらで詳しく解説しています。
人形町で内定式懇親会を開くなら
Workspace & Bar 56は、東京都中央区日本橋人形町2-21-1 FSビル 5Fにあり、人形町駅から徒歩2分の距離にあります。乗り換えなしで来られる駅としては秋葉原から約3分、上野から約6〜7分、銀座から約10分、品川から約16分と、都内各方面からアクセスしやすい立地です。内定者の居住地が分散している場合でも、駅からの近さで案内の負担を減らせます。
広さは72平方メートルで、着席は27席、立食は最大50名までとなっており、内定者と社員を合わせた中小規模の内定式懇親会に収まる規模感です。貸切に最低人数の指定はないため、内定者が少ない年でも利用しやすくなっています。
料金は税込で、平日昼（7時から18時）が1時間あたり5,500円、平日夜（18時から23時）が1時間あたり11,000円、土日祝は終日6,600円で、いずれも最低利用3時間からとなっています。利用可能時間は7時から23時までです。プロジェクター、モニター、マイクはそれぞれ有料オプション（1,100円、1,100円、550円）で、基本料金には含まれません。飲み放題は1名2,200円からで、スペース料金とは別料金です。飲食物の持ち込みについては、持ち込みいただけます（事前にご相談ください）という運用にしています。
バーがあるイベントスペースという特性上、式典的な落ち着いた雰囲気から、立食での歓談に切り替わっても場の空気が不自然にならないのが特徴です。法人のお客様には請求書払い・月末締め翌月払いにも対応しており、当日の現金・カードでの即時決済は不要です。会場を移動せずに式典から懇親会までを一か所で完結させたいとお考えの場合の、収容・設備・料金の目安としてご参照ください。
FAQ
Q1. 内定式と懇親会を同じ会場で開いても問題ありませんか。
式典用の着席レイアウトと懇親会用の立食レイアウトの両方に対応できる会場であれば問題ありません。会場を移動しない分、内定者の案内や当日の進行がシンプルになります。
Q2. 何名から貸切できますか。
会場によって条件は異なりますが、貸切に最低人数の指定がない会場もあります。内定者の人数が少ない年でも、同じ会場を使い続けられるかどうかは事前に確認しておくと安心です。
Q3. 投影機材は用意されていますか。
プロジェクターやモニターは、多くの会場で基本料金に含まれない有料オプションです。会社紹介のスライドや映像を流す予定がある場合は、必ず事前に料金を確認してください。
Q4. 飲食物の持ち込みはできますか。
会場ごとに方針が異なります。持ち込みいただけます（事前にご相談ください）という運用の会場もありますので、内定者の年齢層や当日のメニューに合わせて事前に相談しておくとスムーズです。
Q5. 請求書払いには対応していますか。
法人利用の場合、請求書払い・月末締め翌月払いに対応している会場であれば、当日の現金・カードでの即時決済が不要になり、経費精算のフローに乗せやすくなります。
Q6. 内定式はいつ頃行うのが一般的ですか。
内定式は、卒業・修了年度の10月1日以降に行う企業が多く見られます。具体的な企画内容や進行の組み方については、内定式懇親会の企画・進め方はこちらで詳しく解説しています。
内定式と懇親会を同じ会場で開くかどうかは、収容人数・設備・料金・アクセスの4点を照らし合わせて判断すると、稟議書にも書きやすい根拠が揃います。日程が固まっていない段階でも、概算見積もりだけ先に取っておくことは可能です。貸切の空き状況・概算見積もりのご相談はこちらからお気軽にご連絡ください。