年末年始の風物詩ともいえる忘年会・新年会。幹事を任されると、日程調整、会場探し、出欠管理、当日の進行と、やることが一気に押し寄せます。しかも12月は一年でもっとも会場が埋まりやすい時期。動き出しが遅れると「希望日に会場が取れない」という事態になりがちです。
この記事では、忘年会・新年会の幹事がやるべきことを、いつから何を始めるかのスケジュール、日程調整のコツ、会場予約のポイント、案内の出し方、当日の進行、盛り上げの企画まで、時系列のマニュアル形式でまとめました。この記事のとおりに進めれば、はじめての幹事でも余裕を持って当日を迎えられます。
この記事の内容
忘年会の準備は、おおむね次のスケジュールで動くと余裕を持てます。
ポイントは、12月の会場は早く埋まるため、通常の懇親会より1か月早く動くことです。10月中に日程と会場を押さえられれば、その後の準備はかなり楽になります。
忘年会の日程は、12月の第2週から第3週の金曜に希望が集中します。この激戦日を狙うなら早めの予約が必須ですが、あえて12月上旬や、月曜・火曜などの前半曜日にずらすと、会場の選択肢が広がり、料金も抑えやすくなります。参加率を重視するなら、繁忙期の締め日直後や、有給取得が多い年末最終週は避けるのが無難です。
候補日は2〜3案に絞って打診すると、調整がスムーズです。全員参加が難しい大所帯なら、「キーパーソン（役職者・表彰対象者など）の都合を優先し、あとは多数決」と割り切るのも幹事の知恵です。
12月の会場は、例年10月〜11月上旬には人気の日程から埋まり始めます。会場選びの条件は、人数に合う広さ、貸切の可否、料理とドリンクの内容、支払い方法（請求書払いの可否）、そしてキャンセル規定です。人数が変動しやすい時期なので、人数変更やキャンセルの締め切りがいつかは必ず確認しておきましょう。
大人数で気兼ねなく盛り上がりたい、表彰やスライド上映などの企画を入れたい場合は、貸切できる会場が向いています。マイクやプロジェクターがあると、企画の幅も広がります。会場選びの詳しい観点は社内懇親会・打ち上げの会場を貸切でを参考にしてください。
案内は、日時・場所・会費・出欠締め切りが一目で分かる形にします。
件名：【出欠のお願い】忘年会のご案内（12/〇 〇曜）
皆さま
今年も一年おつかれさまでした。下記のとおり忘年会を開催します。
・日時：12月〇日（〇）19:00〜21:00
・場所：〇〇（人形町駅 徒歩2分）※地図リンク
・会費：〇〇円（当日集金）
・出欠：11月〇日（〇）までに返信ください
一年の労をねぎらう会です。ぜひご参加ください。
幹事：〇〇
出欠の締め切りは、会場への人数確定日から逆算して数日の余裕を持たせます。アレルギーや苦手な食べ物の確認も、案内に一行添えておくと効率的です。
出欠は、回答をスプレッドシートやフォームで一覧化しておくと、人数の把握とリマインドが楽になります。返事がない人には締め切り前に個別に声をかけましょう。会費は、当日集金なら受付担当とおつりを準備し、事前のオンライン集金なら締め切りを設定します。会社負担分がある場合は、上長に予算と精算方法（請求書払いの可否）を早めに確認しておくと、後の処理がスムーズです。
忘年会の標準的な流れと、2時間想定の時間配分です。
挨拶の例文や一本締めの作法は社内懇親会の挨拶・締めの言葉の例文集にまとめています。進行メモに担当と時刻を書いておき、押したら企画を削る前提で余白を持たせるのがコツです。
忘年会の定番はビンゴやチーム対抗クイズですが、一年の締めくくりらしさを出すなら、「今年の振り返り」を絡めた企画が向いています。今年の出来事クイズ、活動写真のスライド上映、МVPや感謝を伝え合う表彰など、一年を共有してきたメンバーだからこそ盛り上がるネタが効きます。景品は高価なものより、数を多くして当選者を増やすほうが全体の満足度は上がります。
企画は20〜30分以内に収め、歓談の時間をしっかり残しましょう。アイデアの引き出しは懇親会を盛り上げるアイスブレイクと企画のアイデア集にもまとめています。
新年会は、忘年会とほぼ同じ段取りで進められますが、いくつか違いがあります。開催時期は1月中旬までが目安で、年明けすぐは休暇明けの慌ただしさがあるため、1月2週目以降が落ち着いて集まれます。会の趣旨は「労い」より「今年への気持ちの切り替え」なので、挨拶も「今年もよろしくお願いします」「良いスタートを切りましょう」というトーンが合います。年始の抱負をひとことずつ話してもらう企画は、新年会ならではの定番です。
また、忘年会を見送った職場が新年会にまとめるケースも増えています。12月の会場確保が難しかった場合、1月開催に切り替えると選択肢が広がるという実務的な利点もあります。
会が終わったら、幹事の仕事はもう少しだけ続きます。まず、会場への支払い・精算を済ませ、会費の収支を簡単にまとめておきます。立替が発生した場合は、誰にいくら返すかを翌営業日までに整理すると、後でもめません。会社負担分があるなら、請求書や領収書を経理に回す処理も忘れずに。
あわせて、参加者へのお礼と写真の共有をすると、会の余韻がよい形で残ります。「昨日はおつかれさまでした。写真を共有します」の一言で十分です。欠席者にも様子が伝わり、次回の参加につながります。最後に、会場の良し悪しや反省点を簡単にメモしておくと、次の幹事への引き継ぎ資産になります。毎年恒例の会だからこそ、記録を残す価値があります。
忘年会の会場はいつから探せばよいですか？
12月開催なら10月中の予約が安心です。人気の金曜・第2〜3週から埋まるため、遅くとも11月上旬には押さえましょう。
日程はいつ頃がよいですか？
12月第2〜3週の金曜に集中しますが、あえて上旬や月・火にずらすと会場の選択肢が広がります。年末最終週は避けるのが無難です。
会費の相場はどれくらいですか？
職場や内容によって幅があるため一概には言えませんが、飲食の1名あたり目安に企画・景品代を上乗せして設定し、案内に明記しておくともめません。
忘年会と新年会、両方やるべきですか？
どちらか一方で十分という職場も多くあります。12月の会場確保が難しければ、新年会にまとめるのも合理的です。
大人数でも貸切できますか？
会場によります。立食なら収容に余裕が出ることが多いので、着席と立食それぞれの収容人数を会場に確認しましょう。
忘年会・新年会の幹事は、とにかく早めの動き出しがすべてです。10月中に日程と会場を押さえ、3〜4週間前に案内、1〜2週間前に人数と企画を確定、前日にリマインド。この流れに乗せれば、12月の繁忙期でも慌てずに回せます。企画は一年の振り返りに寄せ、歓談の時間をしっかり残すのが満足度のコツです。
表彰やスライド上映など企画を入れた忘年会・新年会には、マイクやプロジェクターのある貸切会場が向いています。人形町のWorkspace & Bar 56の収容・設備・料金は貸切ガイドにまとめています。空き状況の確認・ご相談はこちらからどうぞ。