懇親会の食事はケータリング手配か持ち込みか、費用の分かれ目

懇親会の会場を探していると、「飲食持ち込み可」という条件で絞り込める検索サイトがいくつも出てきます。持ち込めるなら食事代を抑えられそうだ、と考えて候補に入れる幹事の方は多いはずです。

ただ、実際に見積もりを組んでみると、話はそれほど単純ではありません。持ち込みそのものが無料でも、冷蔵庫を借りる、グラスを借りる、出たゴミを引き取ってもらう、ドリンクを注ぐ人手を頼む、といった項目が会場側に積み上がっていきます。検索サイトの「持ち込み可」という表示は、そこまでは教えてくれません。

この記事では、外部にケータリングを手配する場合と、自分たちで買って持ち込む場合とで、費用の内訳がどう変わるのかを、実際の単価を並べながら整理します。あわせて、人数によってどちらが有利になるのかという分かれ目と、取引先を招く懇親会での経費処理の注意点もまとめました。日本橋・人形町のWorkspace & Bar 56で実際に発生する金額を例に使うので、自社の見積もりを組み立てるときの下敷きにしていただければと思います。

ケータリング手配と持ち込みで何が変わるか

まず、費用の性格が違うことを押さえておくと、その後の比較が楽になります。

ケータリングを手配する場合、費用の大半は1人あたりの単価で決まります。参加者が増えれば総額も比例して増えますが、逆にいえば人数が読めれば総額も読めます。料理の配膳や下げ、器の回収まで含む形が一般的で、幹事の作業は発注と当日の受け取りに集約されます。

持ち込みの場合は、料理や飲み物の仕入れ値は自分たちで決められる一方、費用が1人あたりの部分と人数に関係なく発生する部分に分かれます。後者が、この記事の主題である「隠れコスト」です。冷蔵庫やグラスの利用料、ゴミの処理費、提供する人手は、参加者が10名でも30名でも大きくは変わりません。さらに、買い出しや搬入、並べつけ、片付けにかかる幹事自身の時間も、金額には出てこないものの実際のコストです。

もう一つ見落としやすいのが、設営と撤収に使う時間そのものが貸切料金に乗るという点です。多くの会場では利用時間を搬入開始から完全撤収までで計算します。持ち込みは料理を並べる時間と片付ける時間が必要になるため、その分だけ貸切時間が延びます。時間単価の高い平日夜は、ここが効いてきます。

この記事の後半では、これらを実際の単価に置き換えて比べていきます。その前に、比較の相手になる外部ケータリングの相場の見方を整理しておきます。

日程と人数だけ決まっていれば、持ち込みとケータリング手配の両方の概算をお出しできます。どちらにするか決めていない段階でも構いません。貸切のご相談・空き状況の確認はこちらからどうぞ。

外部ケータリングの1人あたり相場の見方

ケータリング会社の料金ページを見るときに、最初に確認したいのがその金額に飲み物が含まれているかどうかです。ここを読み違えると、見積もりが1人あたり1,000円前後ずれます。

たとえばケータリングスタイルの3,000円台のプランでは、料理のみのコースが1人あたり税込3,230円から3,980円、飲み放題が付くプランは税込4,110円から4,860円ほどの水準で並んでいます（参照：ケータリングスタイル「3,000円台のケータリングプラン」(2026年9月時点)）。同じ会社の中でも、飲み物の有無で1人あたり900円前後の開きがあることがわかります。

もう1社、ケータリングジャパンの料金一覧では、1人あたり税込2,530円から4,400円のプランが掲載されています。こちらのページには「料理のみのプランとなります」と明記されており、ドリンクは別のプランから選ぶ形です（参照：ケータリングジャパン「料理のみのプラン 料金一覧」(2026年9月時点)）。

2社を並べると、料理のみでおおむね1人2,500円から4,400円、飲み物を付けると4,000円台というのが一つの目安になります。ただし、この金額がそのまま総額になるとは限りません。今回参照した両社のページには、配送料やサービススタッフの費用についての記載がありません。かかるのかかからないのか、このページからは読み取れないということです。見積もりを取るときは、配送料・スタッフ費・最低注文人数・器の回収方法を必ず確認してください。プランによっては10名以上からという条件が付くこともあります。

会場側にケータリングの手配を任せる方法もあります。Workspace & Bar 56でも手配を承っており、費用は実費に手配料を加える形です。手配料は内容によって変わるため、金額はお問い合わせいただいたうえでお伝えしています。自分でケータリング会社を選ぶ手間と、会場に任せて当日の受け取りまで含めて動いてもらう手間を、天秤にかけて決めていただくのがよいと思います。

持ち込みにかかる会場側の費用

ここからが本題です。「持ち込み可」の会場で、実際に何にいくらかかるのか。Workspace & Bar 56の確定単価で見ていきます。当会場は飲食・アルコールとも持ち込みいただけます（内容によって段取りが変わるため、事前にご相談ください）。

冷蔵・冷凍品の保管と準備 - 3,300円（税込）。オードブルやケーキ、冷やしておきたい飲み物を先に届ける場合に必要です。常温で問題ない料理だけなら不要です。

グラス貸出 - 3,300円（税込）。破損した場合は実費で精算します。紙コップやプラカップを持ち込めばこの費用は発生しませんが、乾杯の見栄えや飲み口は変わります。

ゴミ回収 - 1袋あたり1,100円（税込）。分別が必要です。飲食を伴う懇親会では、容器と生ゴミ、瓶や缶で複数袋になることが珍しくありません。袋数は内容によるので、見積もりの段階で相談しておくと読みやすくなります。

スタッフ配置 - 1時間・1名あたり3,300円（税込）。バーカウンターでのドリンク提供などを任せられます。ドリンク代は別です。誰かが注ぎ役に回ると、その人は懇親会に参加できません。幹事や若手に負担が寄りがちなところなので、ここを外注するかどうかは費用だけでなく当日の体験にも関わります。

設営と撤収の時間 - Workspace & Bar 56では利用時間を搬入開始から完全撤収までで計算し、延長は30分単位（基本料金の30分換算）で承っています。貸切料金は平日昼（7:00〜18:00）が1時間5,500円、平日夜（18:00〜23:00）が1時間11,000円、土日祝が1時間6,600円、いずれも3時間からのご利用です（すべて税込）。持ち込みで前後に30分ずつ必要なら、平日夜なら11,000円分が上乗せになる計算です。

これらを組み合わせて、3つの構成で会場側の費用を出してみます。

いずれも税込・貸切料金と飲食物の代金は別です。ここで大事なのは、この金額が参加人数にほとんど左右されないことです。だからこそ、人数によって有利不利がひっくり返ります。

「うちの構成だといくらになるのか」は、料理を常温にするか冷蔵にするか、グラスを使うかどうかで変わります。日程と人数、やりたいことの雰囲気だけ教えていただければ、持ち込み前提とケータリング手配前提の両方で概算をお出しします。概算見積もりのご依頼はこちら。

人数別にどちらが有利になるか

前の表の金額を、参加人数で割ってみます。1人あたりに直すと、持ち込みの隠れコストの重さが実感できます。

10名の懇親会で、冷蔵もグラスもスタッフも使う構成にすると、料理を1品も買わないうちに1人あたり1,870円が乗ります。仮に食事と飲み物を1人1,500円で用意したとすると、合計は3,370円です（この1,500円はあくまで説明のための仮の数字で、実際の仕入れ値は買うものによって変わります）。先ほどのケータリング相場のうち、料理のみで1人3,230円からという水準と、ほぼ並んでしまいます。買い出しと搬入、盛り付け、片付けの手間まで数えると、少人数では持ち込みの旨みは思ったほど大きくありません。

一方で30名を超えてくると、同じ構成でも1人あたり623円まで薄まります。ここまで来ると、仕入れ値をコントロールできる持ち込みのほうが総額を抑えやすくなります。

整理すると、判断の軸はこうなります。

• 10名前後の少人数では、固定費が薄まらないため差が縮みます。人手まで頼むと逆転することもあります。手配の手間まで含めて考えると、ケータリング手配のほうが合理的な場面が多くなります
• 20名から30名以上では固定費が薄まり、持ち込みが有利に働きやすくなります。ただし人数が増えるほど買い出しと搬入の物量は増え、幹事の作業時間は重くなります。固定費が下がる力と、作業負担が上がる力が逆向きに働くと考えてください
• どの人数でも、常温の料理と使い捨て容器で済ませられるなら会場側の費用は1袋分のゴミ代だけに近づきます。冷蔵とグラスが必要かどうかが、金額を大きく動かします

持ち込みのほうが必ず安い、とは言えません。構成と人数の組み合わせ次第で結論が変わるので、候補が2案あるなら両方の総額を出して比べるのが確実です。

なお、Workspace & Bar 56にはバーカウンターがあるため、料理は持ち込み、ドリンクは会場で提供するという組み立て方も選べます。飲み放題は1名2,200円から（スペース料金別）でご用意しています。料理を常温中心にすれば冷蔵の保管費が不要になり、飲み物まわりは会場側で完結します。この場合にグラスや提供の人手がどこまで含まれるかは構成によって変わるので、見積もりの際にご確認ください。会議とセットで使う場合の費用の組み立て方は、会議と懇親会をまとめて開くときの費用の考え方でも解説しています。

取引先を招く場合の経費処理の注意点

費用を抑える工夫と同じくらい、経費としてどう処理するかも幹事の関心事だと思います。ここは誤解が多いところなので、条件を丁寧に確認してください。

法人が支出する交際費等のうち、1人あたり10,000円以下の飲食費は、一定の要件を満たせば交際費等から除いて扱えるという規定があります。この10,000円という基準は令和6年4月1日以後に支出する飲食費に適用されるもので、令和6年3月31日以前に支出されたものは5,000円以下が基準でした（参照：国税庁「No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算」(2025年)）。

ここで必ず押さえておきたい但し書きがあります。同じ規定の条文には「専らその法人の役員もしくは従業員またはこれらの親族に対する接待等のために支出するものを除きます」と書かれています。つまり、役員や従業員だけで行う社内の懇親会や打ち上げは、この10,000円基準の対象外です。1人1万円以下だから交際費にならない、という理解を社内飲食に当てはめると誤りになります。この記事で1万円基準に触れているのは、あくまで取引先や顧客など、社外の方を招く懇親会の話だとお考えください。

また、この取り扱いを受けるには、次の項目を記載した書類の保存が必要とされています。

1. 飲食等のあった年月日
2. 飲食等に参加した得意先、仕入先その他事業に関係のある者等の氏名または名称およびその関係
3. 飲食等に参加した者の数
4. その飲食等に要した費用の額、飲食店等の名称および所在地
5. その他飲食等に要した費用であることを明らかにするために必要な事項

持ち込みで開催する場合、この4番目が意外と厄介です。スーパーや酒販店のレシートが複数枚に分かれ、会場の利用料や備品代は別の請求書になるため、金額と支払先を後からまとめ直す作業が発生します。ケータリングを手配して1本の請求書にまとめたほうが、経理の処理は明らかに楽です。参加者の氏名と関係は当日は思い出せても数週間後には曖昧になるので、開催直後に一覧を作っておくことをおすすめします。

以上は一般的な取り扱いの説明です。自社の状況に当てはめた判断は、経理部門や顧問税理士にご確認ください。Workspace & Bar 56は税務に関する助言を行う立場ではありませんが、請求書の宛名や明細の分け方など、社内の精算に合わせた発行のご相談には対応しています。法人のお客様は請求書払い（月末締め翌月払い）に対応しているため、当日に現金やカードで決済していただく必要はありません。

Workspace & Bar 56での選び方

ここまでの内容を、当会場の条件に当てはめて整理します。

広さは72㎡で、着席は27席、立食なら最大50名まで対応します。貸切に最低人数の指定はないので、10名の懇親会でもご利用いただけます。場所は東京メトロ日比谷線「人形町」駅から徒歩2分、半蔵門線「水天宮前」駅から徒歩3分です。秋葉原や上野、銀座からは日比谷線1本で来られるため、参加者の集まりやすさも案内しやすいと思います。

飲食の組み立て方は、大きく3通りです。

ケータリングを手配する - 費用は実費に手配料を加える形です。手配料は内容によって変わるためお問い合わせください。当日の受け取りや配置まで会場側で進められるので、幹事の当日負担がもっとも軽くなります。

自分たちで持ち込む - 飲食・アルコールとも持ち込みいただけます（事前にご相談ください）。冷蔵保管3,300円、グラス貸出3,300円、ゴミ回収1袋1,100円、提供のスタッフ配置は1時間・1名3,300円（税込・ドリンク代別）です。どこまで使うかで総額が変わります。

料理は持ち込み、ドリンクは会場で - バーカウンターがあるため、飲み物は現地提供という選択ができます。飲み放題は1名2,200円から（スペース料金別）です。

そして、当会場は昼の会議からそのまま夜の懇親会まで、同じ場所で続けて使えます。日中は着席でオフサイトミーティング、夕方にレイアウトを変えて立食の懇親会へ、という流れなら、移動も二重の予約も発生しません。社内の懇親会や打ち上げの会場選びについては社内懇親会・打ち上げの会場を貸切で探すときに、収容や設備、予約の流れをまとめた全体像は貸切利用ガイドにまとめています。

よくある質問

アルコールも持ち込めますか。
飲食・アルコールとも持ち込みいただけます。冷やしておきたいものがある場合や搬入のタイミングによって段取りが変わるので、事前にご相談ください。

使い捨ての食器にすれば費用は抑えられますか。
グラス貸出の3,300円は発生しなくなります。一方でゴミの量は増えやすく、回収は1袋1,100円（分別が必要）です。トータルでどちらが得かは人数と料理の内容によります。

ケータリングの手配料はいくらですか。
内容によって変わるため、金額はお問い合わせいただいたうえでお伝えしています。料理の実費に手配料を加える形です。

ゴミは何袋くらいになりますか。
料理の形態と人数によって変わります。見積もりの段階で内容を伺えば、おおよその袋数を含めた概算をお出しできます。

何名から貸切できますか。
貸切に最低人数の指定はありません。ご利用は3時間からで、営業時間は7:00から23:00です。利用時間は搬入開始から完全撤収までで計算します。

当日、現金やカードでの支払いが必要ですか。
法人のお客様は請求書払い（月末締め翌月払い）に対応しています。当日その場での決済は不要です。

まとめ

「飲食持ち込み可」は、費用がかからないという意味ではありません。冷蔵保管、グラス、ゴミ、提供の人手、そして設営と撤収に使う貸切時間が、人数に関係なく積み上がります。参加者が10名前後なら、この固定費が薄まらないぶんケータリング手配と大差がなくなることもあり、20名から30名を超えると持ち込みが有利に働きやすくなります。取引先を招く懇親会では、1人あたり10,000円以下の飲食費の取り扱いと書類の保存要件もあわせて確認しておくと、あとの精算がスムーズです。

Workspace & Bar 56では、ケータリング手配、持ち込み、料理は持ち込みでドリンクは会場で、の3通りから選んでいただけます。どれにするか決まっていない段階でも、日程と人数を教えていただければ複数パターンの概算をお出しします。空き状況の確認だけでも構いません。

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