期初や下期の節目に開く全社会議のあと、そのままキックオフパーティーへとつなげたい。そう考えたとき、多くの担当者が最初にぶつかるのが「会場を2つ押さえるかどうか」という問題です。昼の会議室と夜の懇親会場を別々に手配すると、移動の段取り、会場費の二重発生、荷物や配布資料の持ち運びなど、幹事側の負担が一気に増えます。
この記事では、全社会議とキックオフパーティーを1つの会場で通しで行うときの、当日の設計にしぼって解説します。オフサイトをそもそも社外で開く意味や会場選びの基準については、別記事のキックオフミーティングをオフサイトで開催する意味、会場の選び方と当日の流れにまとめていますので、あわせてご覧ください。
この記事の内容
全社会議とキックオフパーティーを別会場で行う場合、次のような調整が発生します。
会議室からパーティー会場への移動時間を、社員全員の予定に組み込む必要があります。人数が多いほど、移動中に予定が入って離脱する人や、遅れて合流する人が出やすくなります。また、会議で使った資料やノベルティ、懇親会用のケータリングやドリンクの手配も、会場ごとに別々に調整することになり、幹事の確認事項が単純に倍増します。
会議と懇親会を同じ会場で連続して行えれば、こうした移動と二重手配の手間をまとめて減らせます。キックオフの進め方そのもの（アジェンダの組み方や方針の伝え方）については、キックオフミーティングとは、目的の伝え方と進め方の基本で詳しく扱っています。
会議から懇親会まで1日で通す場合、大まかに「会議」「会場転換」「懇親会」の3ブロックで時間を配分します。モデルケースとして、午後開始の全社会議からキックオフパーティーへつなぐ例を挙げます。
| 時間帯 | 内容 |
|---|---|
| 13:00〜13:15 | 開場・受付・着席 |
| 13:15〜15:30 | 全社会議（方針発表・質疑応答・部門共有など） |
| 15:30〜17:00 | 休憩・会場転換（レイアウト切り替え・ケータリング準備）※転換作業そのものは目安15分程度（内容により前後します） |
| 17:00〜19:00 | キックオフパーティー（乾杯・歓談・締めの挨拶） |
会議の内容量（議題数・質疑の想定時間）によって会議の枠は前後します。会議のアジェンダをどう組み立てるかは、キックオフの議事録テンプレートとアジェンダ項目、スライドに載せることを参考にしてください。
会議中はスクール形式や島型でテーブル・椅子を並べ、プロジェクターやモニターに資料を映しながら進めます。懇親会に切り替えるタイミングでは、テーブル・椅子をまとめて立食スペースを広げ、バーカウンターを開放し、ドリンクやフードのセッティングを行うのが一般的な流れです。
Workspace & Bar 56でこの転換にかかる時間は、目安15分程度です（会議の規模や懇親会の形式、ケータリングの品数などによって前後します）。テーブル・椅子を片付けて立食スペースを広げるだけなので、大掛かりな什器の入れ替えは発生しません。会議室から別の会場へ移動するとなると、移動そのものと再集合の時間だけで15分以上かかることも珍しくなく、この転換の短さが、1会場で通しで行う一番の強みだと言えます。
JTBコミュニケーションデザインが2022年10月に行った調査では、社内イベントを実施した企業の45%が「コミュニケーションの増加」を、42%が「他部門との連携改善」を効果として挙げています。同調査では、対面（リアル）の比率が半分から多めの構成のほうが、効果を感じやすいという結果も示されています。
全社会議と懇親会を別の会場に分けて移動を挟むと、移動中や移動後の合流タイミングで一部の参加者が抜けてしまうことがあります。同じ会場で会議から懇親会まで続けて行えば、そうした移動に伴う離脱が起きにくくなります。会場選びの比較軸については、オフサイトの会場を貸切るでも取り上げています。
Workspace & Bar 56では、日中の会議利用（プロジェクター・ホワイトボードなどの設備込み）と、同じ会場での夜のキックオフパーティー（ドリンク・フード込み）をセットにした「キックオフ一気通貫プラン」をご用意しています。会議も懇親会も移動なしで1会場に完結できるプランです。
料金は、人数・利用時間・懇親会の形式（立食か着席か、ケータリングの内容など）によって変わるため、具体的な金額はこのページには記載していません。内容・人数によって概算は変わりますので、日程と人数だけでもお知らせいただければ、概算のお見積もりをお伝えできます。日程が完全に固まっていない段階でのご相談も歓迎しています。
日程・人数の概算見積もりはこちら
会議と懇親会をセットで貸切るときの費用の考え方は会議と懇親会をセットで貸切るときの費用、会場の収容・設備・料金の目安はWorkspace & Bar 56 の貸切ガイド、料金・プランの一覧は料金・プランのご案内にまとめています。
会議から懇親会までを1会場で通すときに、事前に確認しておきたい項目です。
Q. 全社会議と懇親会をあわせて何名くらいから、1会場での通し利用を検討するとよいですか？
A. 明確な下限人数はありませんが、10名を超えるあたりから、会場を2つ手配する移動・調整の手間が目立ちはじめます。会議と懇親会をセットで考えている場合は、人数にかかわらず1会場での連続利用を検討する価値があります。
Q. 会議部分だけ、または懇親会部分だけの利用もできますか？
A. 可能です。会議のみ、懇親会のみのご利用にも対応しています。会議から懇親会まで通して使いたい場合は、その旨をあわせてお知らせいただくと、当日の段取りをまとめてご案内できます。
Q. 会場転換のあいだ、参加者はどこで過ごせばよいですか？
A. 会場の一部を使って待機いただく、休憩時間として案内するなど、当日の構成に合わせてご提案しています。具体的な動線は、日程・人数が決まった段階でのご相談時にすり合わせます。
全社会議とキックオフパーティーを1会場で通しで行う最大の利点は、移動にまつわる調整と負担をまとめて減らせることです。タイムテーブルは「会議」「会場転換」「懇親会」の3ブロックで考え、会場転換は目安15分程度（内容により前後）で完了します。人数や懇親会の形式が固まったら、早めに相談しておくと当日の進行がスムーズになります。
Workspace & Bar 56は、人形町駅から徒歩2分のバーがあるイベントスペースです。日中の全社会議から夜のキックオフパーティーまで、移動なしで1会場に完結できます。日程・人数がまだ仮の段階でも、まずはお気軽にご相談ください。
キックオフの進め方や会場選びの基準はキックオフミーティングをオフサイトで開催する意味、会場の選び方と当日の流れ、アジェンダの組み立て方はキックオフの議事録テンプレートとアジェンダ項目、スライドに載せることをあわせてご覧ください。