送別会や歓迎会の幹事を任されたものの、本業が忙しくて日程調整や会場探し、当日の進行準備まで手が回らない。そんな悩みを抱える方は少なくありません。全部自分でやるか、諦めて簡素な会にするかの二択だと思われがちですが、実際にはもう一つ、外部に任せるという道があります。
この記事では、送別会・歓迎会の幹事業務を任せたいときに検討できる選択肢を整理し、外部の代行サービスと、会場側が段取りを引き受けるお任せプランの違い、費用感の考え方、任せる場合に確認しておきたいポイントをまとめました。自分で段取りを組む前提の準備の流れや挨拶の作り方は、送別会の段取りと当日の流れにまとめていますので、あわせてご覧ください。
この記事の内容
送別会・歓迎会の幹事は、日程調整、会場探し、案内の送付、当日の進行、挨拶の依頼、花束や記念品の手配など、やることが多い役回りです。年度末や異動の時期は他の業務と重なりやすく、兼務で幹事を引き受けた方ほど負担を感じやすいものです。
こうした負担を軽くする方法として、次の二つが挙げられます。
まず一つは、幹事代行サービスに依頼する方法です。外部の担当者やスタッフが会に加わり、進行や取りまとめを代わりに行います。会場の手配自体は別に必要になるケースが一般的です。
もう一つは、会場側が用意している「お任せプラン」を使う方法です。会場を貸し切る時点で、進行の段取りまでセットになっているため、会場探しと進行準備の悩みを同時に解決できます。どちらも「幹事の負担を減らす」という目的は同じですが、任せる範囲と仕組みが異なります。
幹事業務を任せる方法を検討するときは、「誰が」「何を」引き受けるのかを整理しておくと選びやすくなります。
外部の代行サービスは、進行役や司会を担うスタッフが当日会場に入り、乾杯の音頭や挨拶の呼び込みなどを代わりに行う形が中心です。会場の予約は幹事側で別途進める必要があり、代行スタッフと会場の担当者との当日の連携も幹事が調整することになります。
一方、会場のお任せプランは、会場を貸し切る段階で、進行の段取りまでを会場側が一緒に用意する仕組みです。会場探しと進行準備を別々に進めなくてよいぶん、幹事が調整する窓口を一本化できます。ただし、当日の司会そのものを会場スタッフが常駐して担うプランばかりではないため、含まれる範囲は事前に確認が必要です。
参加人数が多く、進行の難易度が高い会では代行サービスの方が向くこともありますし、10〜30名程度で会場と進行をまとめて済ませたい場合は、会場のお任せプランの方が調整の手間が少なく済みます。自社の会の規模や、どこまで任せたいかで選ぶとよいでしょう。
送別会・歓迎会は会費制で開かれることが多く、外食総研の調査（2025年春）によると、歓送迎会1回あたりの想定支出は4,397円（前年比7円減）、2024年実績での実際の参加費は4,811円という結果が出ています。代行サービスやお任せプランを使う場合、この会費の範囲に収めるか、別途予算を積み増すかを早めに決めておくと、後から金額の調整に追われずに済みます。
具体的な費用は、人数や内容、依頼する範囲によって変わるため、この記事では金額の目安には触れません。日程と人数が大まかに固まっている段階で、会場やサービスに直接問い合わせて概算を確認するのが確実です。
内容・人数によって金額は変わりますので、まずは日程と人数だけでも概算のお見積もりをお出しできます。貸切のご相談・お見積もりはこちらからお気軽にご連絡ください。
Workspace & Bar 56では、送別会・歓迎会向けに幹事おまかせパッケージという会場のお任せプランを用意しています。含まれるもの・オプションで追加できるもの・含まれないものを、次のとおり整理しています。
つまり、当日の進行の骨組みと段取りは会場側が一緒に用意しますが、参加者からの集金や案内の送付、司会進行そのものは幹事様の担当という切り分けです。「準備の負担は減らしたいが、司会は自分たちでやりたい」という方に向いた任せ方といえます。
進行台本のひな形は、たとえば次のような流れをたたき台として示しています。
この骨組みをもとに、各項目の担当者と時間配分を当日までに決めておけば、司会役の方も進行に迷いにくくなります。挨拶の言葉そのものの組み立て方や例文は、社内懇親会の挨拶・締めの言葉の例文集を参考にしてください。花束・記念品の選び方や、幹事がすべて自分で段取りを組む場合の準備の流れは、送別会の段取りと当日の流れ、歓迎会側の準備は歓迎会の幹事になったらにまとめています。
進行の骨組みを会場に任せる場合でも、確認しておくと安心なポイントがあります。
挨拶をお願いする順番と人選は、社内の役職や関係性に配慮が必要な部分です。進行のたたき台はあくまで一般的な流れなので、自社の慣習に合わせて誰に何分お願いするかは幹事側で最終確認しておきましょう。
主役の扱いも見落としやすいポイントです。送別会であれば主役への感謝の伝え方、歓迎会であれば新しく加わる方の自己紹介のタイミングなど、進行台本のどこに主役の見せ場を置くかは、事前にすり合わせておくと当日の進行がスムーズになります。
含まれない部分の担当者もあらかじめ決めておきましょう。会費の集金や案内状の送付は幹事様の担当になるため、誰がいつまでに行うかを早めに割り振っておくと、直前になって慌てずに済みます。当日の全体の準備チェックリストは、社内懇親会の準備チェックリストも参考になります。
Workspace & Bar 56は、人形町駅から徒歩2分の場所にあるバーがあるイベントスペースです。送別会・歓迎会の貸切に、進行サポート一式をセットにした幹事おまかせパッケージをご利用いただけます。
送別会・歓迎会の会場そのものの選び方や設備については、社内懇親会・打ち上げの会場を貸切で、貸切全体の流れや料金の考え方はWorkspace & Bar 56 を貸切るにはにまとめています。パッケージの詳細は貸切プランのご案内ページもあわせてご確認ください。
Q. 幹事おまかせパッケージを使うと、当日の司会も会場が代わりにやってくれますか。
A. 当日の司会そのものは幹事様にお願いする形です。パッケージでは、挨拶の順番のたたき台やタイムスケジュール表、進行台本のひな形をご用意し、司会役の方が進行しやすいようにサポートします。司会の常駐が必要な場合は、外部の代行サービスの利用もあわせてご検討ください。
Q. 会費の集金や案内状の作成もお願いできますか。
A. 会費の集金と案内状の作成・送付は、パッケージに含まれていません。幹事様の担当となりますので、あらかじめ担当者と締切を決めておくことをおすすめします。
Q. 花束や記念品の手配だけお願いすることはできますか。
A. 花束・記念品の手配はオプションでご相談いただけます。当日のスタッフ配置とあわせて、必要な項目だけをお選びいただくことも可能です。具体的な内容は、日程・人数とあわせてお問い合わせください。
送別会・歓迎会の幹事を任せる方法には、外部の代行サービスに依頼する道と、会場側が進行の段取りを一緒に用意するお任せプランを使う道があります。どちらも「幹事の負担を減らす」という目的は同じですが、任せられる範囲や当日の窓口の一本化のしやすさが異なるため、自社の会の規模や、どこまで任せたいかで選ぶとよいでしょう。
Workspace & Bar 56の幹事おまかせパッケージは、会場貸切・ドリンクに加えて、挨拶の順番のたたき台やタイムスケジュール表、進行台本のひな形をセットにした会場お任せ型の選択肢です。含まれる範囲・オプション・含まれない範囲を事前にご確認のうえ、日程と人数が大まかに決まった段階でお気軽にご相談ください。
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