異動や入社のタイミングで開く歓送迎会を、いつもの居酒屋やレストランではなく、貸切の会場で開きたいと考える幹事は少なくありません。花束を贈る場面でみんなの視線を集めたい、スライドで主役の紹介ムービーを流したい、マイクを使って挨拶をきちんと届けたい。こうした演出を考え始めると、テーブルの間隔が狭く、BGMの音量も店側の都合で決まる一般的な飲食店の宴会場では、思うように進行できないことがあります。
この記事では、日本橋・人形町エリアで歓送迎会をレストラン以外の会場で貸切るときに確認しておきたい会場選びの基準と、費用の考え方をまとめました。人形町駅から徒歩2分のWorkspace & Bar 56を例に、会場貸切とケータリングを組み合わせた歓送迎会の組み立て方も紹介します。
この記事の内容
歓送迎会には、ふつうの飲み会とは違う進行があります。異動や退職する主役への花束贈呈、上長や同僚からの挨拶、入社したばかりのメンバーの自己紹介、これまでの写真を使ったスライド上映。こうした「その場にいる全員の視線が一点に集まる時間」をつくるには、マイクが使えて、モニターやスクリーンがあって、料理の提供に進行が邪魔されない環境が向いています。
一般的な飲食店の個室・宴会場は、料理の提供や店側の入れ替えの都合にタイムスケジュールが左右されがちです。会場を貸切ってケータリングを別に手配する形にすると、進行のタイミングを幹事側でコントロールしやすくなり、乾杯から花束贈呈、中締めのあとの歓談まで、余裕を持った時間配分ができます。
20〜30名程度なら着席と立食を切り替えられるレイアウト、30〜50名程度なら立食中心で人が自由に動けるスペースがあると、贈呈や挨拶の時間は全員が前を向き、歓談の時間は自由に動ける、という使い分けができます。人数の見込みが固まっていない段階でも、着席・立食どちらの形にも対応できる会場を選んでおくと、後からの人数変動にも対応しやすくなります。
花束贈呈のタイミングでの挨拶やスライド上映を予定しているなら、マイクとモニター（またはプロジェクター）の有無は必ず確認したい項目です。会場によっては、持ち込み機材との接続方式に制限があるため、事前に確認しておくと当日慌てずに済みます。
歓送迎会は平日の夜に開かれることが多く、参加者はそのまま仕事終わりに向かいます。オフィス街からの近さ、最寄り駅からの徒歩分数は、参加率にも直結する要素です。
歓送迎会の費用は、会場のタイプによって組み立て方が変わります。飲食店の宴会コースは、1人あたりの単価に会場費が含まれているのが一般的です。一方、レンタルスペースを貸切る場合は、「会場貸切費用」と「ケータリング（料理・ドリンク）費用」を分けて考える形になります。
参考として、ぐるなびが2024年に実施した歓迎会に関する調査によると、歓迎会への参加意向は33%で、会費の最多価格帯は「4,500円〜5,000円未満」でした（ぐるなび「歓迎会実態調査」2024年）。またリクルートの外食総研が2024年12月に公表したリリースでは、忘年会・新年会の平均想定予算として4,896円という調査値が示されています（この数字は忘年会・新年会を対象にした調査値であり、歓送迎会そのものの数字ではありません）。この2つの調査を並べると、宴会1人あたりの会費は5,000円前後が一つの目安になっていると言えそうです。
この金額は、飲食店の宴会コースを想定した会費の目安です。レンタルスペースを貸切る場合の会場費用・ケータリング費用は、人数や内容、時間帯によって変わるため、日程と人数が決まった段階で見積もりを取るのが確実です。
日程・人数だけで概算のお見積もりが可能です。日程が未定でも、まずは空き状況だけご相談いただけます。
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Workspace & Bar 56は、人形町駅から徒歩2分の場所にあるバーがあるイベントスペースです。着席27席（推奨20〜30名）、立食なら最大50名まで対応でき、大型モニターとマイクを備えているため、花束贈呈やスライド上映を交えた歓送迎会の進行に向いています。
会場貸切に加えて、進行まわりのサポートも欲しい幹事向けに「幹事おまかせパッケージ」も用意しています。会場貸切・ドリンクに加えて、挨拶の順番やタイムスケジュールをまとめた進行台本のひな形が含まれ、花束・記念品の手配や当日のスタッフ配置はオプションで承っています（会費の集金・案内状の作成・当日の司会常駐は含まれず、司会は台本のひな形でサポートする形です）。幹事代行との違いは送別会・歓迎会の幹事代行とお任せプランの違いで詳しく説明しています。
ケータリングは、外部業者の持ち込みを含めてご相談いただけます。持ち込みの可否や条件は、日程のご相談時にあわせてご確認ください。
20〜30名規模、着席から立食に切り替える歓送迎会を想定した流れの一例です。
| 時間 | 内容 |
|---|---|
| 19:00〜19:10 | 開場・受付・着席 |
| 19:10〜19:15 | 開会の挨拶・乾杯 |
| 19:15〜19:45 | 歓談・食事（着席） |
| 19:45〜19:55 | 新メンバーの自己紹介・歓迎の挨拶 |
| 19:55〜20:00 | 会場転換（立食レイアウトに切り替え） |
| 20:00〜20:20 | 歓談（立食） |
| 20:20〜20:35 | 花束贈呈・送る言葉 |
| 20:35〜20:40 | 主役の挨拶・締めの挨拶 |
| 20:40〜21:00 | 歓談・二次会案内 |
会場転換にかかる時間は会場によって差がありますが、Workspace & Bar 56では目安15分程度です（内容により前後します）。スタッフによる対応の可否とあわせて、事前に確認しておくと当日安心です。花束の受け取りやスライド投影用のデータなど、当日持ち込むものが多い場合は、搬入のタイミングもあわせて相談しておくとスムーズです。
Q. 歓送迎会は何人くらいから貸切の会場を検討すべきですか？
A. 目安は15〜20名を超えたあたりです。花束贈呈やスライド上映など、全員の視線が集まる進行を挟みたい場合は、10名程度の少人数でも、マイクとモニターがある貸切会場を選ぶメリットがあります。
Q. 歓迎会と送別会をまとめて1回で開くこともできますか？
A. 異動のタイミングが重なる時期などでは、歓迎会と送別会を1つの会にまとめて開くケースもあります。送り出す挨拶と迎える挨拶の順番を分けて設計すると、それぞれの主役に十分な時間を用意できます。
Q. 料理やドリンクの手配はどうすればよいですか？
A. 会場によって、指定業者のケータリングを利用する形と、外部の仕出し・デリバリーを持ち込める形があります。Workspace & Bar 56では外部業者の持ち込みも含めてご相談いただけます。条件は日程のご相談時にご確認ください。
歓送迎会をレストランや居酒屋以外の会場で開く一番のメリットは、花束贈呈やスライド上映、マイクでの挨拶といった「全員の視線が集まる進行」を、店側の都合に左右されずに組み立てられることです。会場選びでは人数とレイアウト、マイク・モニターなどの設備、アクセスのよさを確認し、費用は会場貸切とケータリングを分けて考えると、見積もりの比較もしやすくなります。
Workspace & Bar 56は、人形町駅から徒歩2分の、バーがあるイベントスペースです。着席・立食どちらのレイアウトにも対応し、花束贈呈やスライド上映を交えた歓送迎会の会場としてご利用いただけます。日程と人数が決まっていない段階でも、まずはお気軽にご相談ください。
歓迎会・送別会それぞれの準備の進め方は歓迎会の幹事になったら、送別会の段取りと当日の流れにまとめています。会場の収容・設備・料金の考え方はWorkspace & Bar 56 の貸切ガイドもあわせてご覧ください。