新しいプロジェクトが動き出すとき、社内外のメンバーが初めて顔をそろえる「プロジェクトの顔合わせ」を、キックオフの飲み会とセットで開くケースは少なくありません。ただ、この進め方には決まった型があるわけではなく、幹事を任されると「何から決めればいいのか」で手が止まりがちです。
この記事では、プロジェクトの顔合わせをキックオフの飲み会につなげるときに、幹事が乾杯までに決めておきたいことを実務の順番で整理しました。自己紹介と席順の設計、乾杯の挨拶を誰に頼むか、費用の持ち方、案内文に入れる項目、社外パートナーが同席するときの配慮まで扱います。会議パートから飲み会パートへの具体的な転換の段取りや当日のタイムテーブルは、キックオフ一気通貫プランの当日設計で詳しく紹介しているので、当日の細かい進行を知りたい方はそちらもあわせてご覧ください。
この記事の内容
ビジネスのプロジェクトの顔合わせは、単なる自己紹介の場ではなく、これから一緒に動くメンバーが「この人たちとならやっていけそうだ」と感じる最初の機会です。社内の担当者だけでなく、協力会社や外部パートナーが同席することも多く、参加者の顔ぶれによって気をつけるポイントが変わってきます。
会議パートで目的やスケジュールを共有したあと、そのままキックオフの飲み会に移るケースでは、次の5つを事前に決めておくと当日の進行が安定します。
順番に見ていきます。
プロジェクトの顔合わせでは、社内の異なる部署のメンバーや、初めて顔を合わせる社外パートナーが同じ場に集まることがよくあります。全員が初対面に近い状態だと、名刺交換だけで終わってしまい、会話のきっかけをつかめないまま時間が過ぎてしまうこともあります。
自己紹介の時間をただ設けるだけでなく、話す項目をあらかじめ決めておくと進みやすくなります。たとえば「名前・所属・プロジェクトでの役割・一言コメント」のように項目を固定し、1人あたりの持ち時間の目安を伝えておくと、話が長くなりすぎる人と短すぎる人の差が出にくくなります。人数が多い場合は、全体での一言自己紹介のあとに、少人数のグループで話す時間を分けて設けるやり方も有効です。
Google re:Work が発表しているチームの効果性に関する分析では、心理的安全性がチームのパフォーマンスに影響する要素の一つとして挙げられています。飲み会を開けば心理的安全性が上がるとまでは言い切れませんが、初対面のメンバーが気軽に話せる時間を意図的に用意しておくことには意味があると考えられます。
着席形式の場合、席順は自然に会話の相手を決めてしまいます。社内メンバー同士が固まって座ると、社外パートナーが会話の輪に入りにくくなることがあるため、部署や会社をまたいで隣り合わせになるよう意識して配置すると、初対面同士でも話しやすくなります。
立食形式であれば厳密な席順は不要ですが、「乾杯後の最初の15分はテーブルごとに固まりやすい」という前提で、幹事や進行役が声をかけて回るタイミングを決めておくと、参加者が一部の輪だけで固定されるのを避けやすくなります。
乾杯の挨拶を誰に依頼するかは、プロジェクトの位置づけによって考え方が変わります。社内プロジェクトであれば、プロジェクトオーナーやリーダーが方針を一言添えたうえで乾杯の音頭を取る形が一般的です。社外パートナーが同席する場合は、発注側・受注側どちらか一方に偏らないよう、双方の代表からひと言ずつ挨拶をもらう構成にすると、パートナー企業への配慮が伝わりやすくなります。
挨拶の順番は、役職の上下だけで決めるのではなく「まず会議パートの内容を簡単に振り返る一言」「そのあとに乾杯の音頭」という流れにしておくと、飲み会が唐突に始まった印象にならず、会議からの続きとして自然につながります。挨拶を依頼する相手には、当日ではなく事前に一言お願いしておくと、当日の進行がスムーズになります。
費用の持ち方は、会社が全額負担する形と、参加者から会費を集める形の大きく2パターンがあります。社内メンバーだけの飲み会であれば、社内の慣例に合わせて決めれば大きな問題は起きにくいですが、社外パートナーが同席する場合は少し注意が必要です。
社外パートナー分の費用をどう按分するか、あるいは全額を自社で負担するかは、金額の基準で一律に決められるものではなく、取引関係や社内の経費区分によって扱いが変わります。この点は本記事では具体的な金額基準を示さず、経理担当者や税理士に事前に確認することをおすすめします。案内文を出す前に費用の扱いを社内で確定させておくと、当日になって参加者から質問を受けるような事態を避けられます。
日程・人数だけで概算のご相談も可能です
日程が未定の段階でも相談いただけます。会議と飲み会をセットで開く場合の考え方は、会議と懇親会をセットで貸切るときの費用でも紹介しています。
案内文は、参加者が当日の流れをイメージできる情報をひととおり盛り込んでおくと、問い合わせの手間を減らせます。最低限、次の項目は入れておきたいところです。
特に「移動の有無」は、会議会場と飲み会会場が同じ場所なのか、別の場所に移動するのかによって参加者の準備が変わるため、案内文で明確にしておくと親切です。
社外パートナーが同席するプロジェクトの顔合わせでは、社内だけの飲み会とは違った配慮が必要になります。
まず、アルコールが飲めない、あるいは飲まない主義の方が含まれる可能性を前提に、ソフトドリンクの選択肢を用意しておくことは基本です。乾杯の一杯目から無理に酒類を勧めない進行にしておくと、参加者全員が気持ちよく乾杯に参加できます。
また、社外パートナーがいる場では、内輪の話題や社内だけで通じる略語が多くなりすぎないよう、進行役が話題を軌道修正することも意識しておきたいポイントです。中締めのタイミングも、社外パートナーの終電や次の予定を踏まえて、開始前におおよその時刻を共有しておくと、途中で切り上げにくい空気を避けられます。
会議とキックオフの飲み会を同じ日に続けて行う場合、会議の締めから飲み会の乾杯までをどうつなぐかも幹事の実務の一つです。会議室から飲み会の場へ移動が必要なのか、同じ場所でレイアウトだけを切り替えられるのかによって、準備しておくべき段取りは変わります。
移動やレイアウト転換にかかる具体的な所要時間、当日のタイムテーブルの組み方については、本記事では詳しく扱いません。1日の設計例を含めて、キックオフ一気通貫プランの当日設計にまとめていますので、そちらを参考にしてください。会議とキックオフの進め方そのものについては、キックオフミーティングの進め方も参考になります。
プロジェクトの顔合わせから飲み会までを1か所で完結させたい場合、Workspace & Bar 56のように会議と懇親会の両方に対応できる場所を選ぶという選択肢もあります。
会議と飲み会を同じ場所で通して使える会場のスペックを詳しく確認したい場合は、Workspace & Bar 56 の貸切ガイドにまとめています。
Q. プロジェクトの顔合わせと、送別会・歓迎会のような懇親会はどう違いますか？
A. 送別会・歓迎会は特定の人を送り出す、あるいは迎え入れることが主目的ですが、プロジェクトの顔合わせは「これから一緒に動くメンバー同士が、初めて顔を合わせて関係をつくる」ことが目的です。自己紹介や役割の共有に重きを置く点が特徴で、乾杯の挨拶や案内文でもその点を意識した内容にするとよいでしょう。
Q. 社外パートナーの分の費用はどう按分すればいいですか？
A. 取引関係や社内の経費区分によって扱いが変わるため、本記事では具体的な金額基準はお示ししていません。案内文を出す前に、経理担当者や税理士に確認しておくことをおすすめします。
Q. 乾杯の挨拶は誰に頼むのが一般的ですか？
A. 社内プロジェクトであればプロジェクトオーナーやリーダーが一般的です。社外パートナーが同席する場合は、発注側・受注側の一方に偏らないよう、双方の代表からひと言ずつ挨拶をもらう構成にすると配慮が伝わりやすくなります。
プロジェクトの顔合わせをキックオフの飲み会につなげるときは、自己紹介の設計・席順・乾杯の挨拶・費用の持ち方・案内文の項目・社外パートナーへの配慮を、事前に決めておくことで当日の進行が安定します。特に社外パートナーが同席する場合は、費用の按分や話題の配慮など、社内だけの飲み会とは違う目配りが必要です。
会議パートから飲み会パートへの具体的な転換の段取りや当日のタイムテーブルは、キックオフ一気通貫プランの当日設計で詳しく紹介しています。日程や人数がまだ固まっていない段階でも、まずはお気軽にご相談ください。
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