「昼に会議をして、夜はそのまま同じ場所で懇親会」という連続利用は、オフサイトやチームの集まりでよくある形です。一か所で完結できると移動の手間がなく、議論の流れのまま交流に移れます。ただ、時間帯をまたぐぶん、費用がどう積み上がるのかが分かりにくいのも事実です。仕組みを押さえておけば、別々に手配するより手間も費用の見通しも楽になります。
この記事では、会議と懇親会をセットで貸切るときの費用の組み立て方を、時間帯・時間・飲食の観点で解説します。組み立ての具体例や時間配分の決め方、概算の取り方、ありがちな見落としもまとめました。費用の基本的な考え方は貸切の費用はどう決まるのか、会場の情報はWorkspace & Bar 56 の貸切ガイドもあわせてご覧ください。
この記事の内容
会議の会場と懇親会の店を別々に手配すると、それぞれに予約・支払い・移動が発生します。同じ会場で続けて借りれば、移動が不要になり、幹事の手配も一本化できます。費用の面でも、会場利用料は「使った時間ぶん」で考えられるため、見通しを立てやすくなります。参加者にとっても、移動の負担がなく、会議の流れのまま懇親に移れる利点があります。会議で高まった集中や議論の余韻を、そのまま交流に活かせるのも、セット利用ならではの価値です。
会議＋懇親会の費用は、おおむね次の3つの掛け合わせで考えます。1つめは時間帯で、昼の会議部分と夜の懇親会部分で時間あたりの料金が異なります。2つめは利用時間で、会議＋懇親会の合計時間です（最低利用時間の条件も確認します）。3つめは飲食で、懇親会のドリンク・フードを1名あたり目安 × 人数で加算します。会場利用料は時間帯と合計時間で、飲食は人数で決まる、と分けて考えると整理しやすくなります。
考え方をつかむための例です（いずれも考え方の説明で、実際の金額は会場と内容によります）。
このように「時間帯 × 合計時間」に「飲食 × 人数」を足すと、セット利用の総額の見通しが立ちます。
合計時間を見積もるときは、会議・懇親会それぞれの所要に加えて、レイアウトの転換や受付・撤収の時間も見込んでおきます。会議から懇親会へ切り替える際は、机の配置換えやドリンクの準備に少し時間がかかるため、その分を進行に織り込んでおくと当日慌てません。また、最低利用時間が設定されている会場では、短く使ってもその時間分の費用がかかるため、合計時間が最低利用時間に収まるかも確認しておきましょう。
会議部分は飲食なし、懇親会だけ飲食あり、という組み立てが一般的です。飲食は懇親会の参加人数ぶんで考えるため、会議より懇親会の人数が少ない場合は、その人数で見積もります。逆に、会議の途中に軽食やドリンクを入れたい場合は、その分も加算されます。人数が確定していない段階では、最小・最大で概算を出してもらうと、予算の幅が見えて比較しやすくなります。
会議と懇親会をどれくらいの時間ずつ取るか、飲食を何名分つけるかが決まれば、総額の概算を出せます。固まりきっていない段階でも、候補日・想定人数・会議と懇親会のおおよその時間配分をお知らせいただければ大丈夫です。早めに概算を取っておくと、社内の予算相談も進めやすくなります。セット利用の概算見積もりはこちらから承ります。
セット利用でよくある見落としは、転換や撤収の時間を合計時間に含め忘れること、会議と懇親会で参加人数が違うのに同じ人数で飲食を見積もってしまうこと、そして連続利用が別料金になっていないかを確認していないことです。これらは、見積もりの段階で「会議何時間＋懇親会何時間、飲食は何名分」と具体的に伝え、総額と内訳を確認しておけば防げます。請求書払いの可否やキャンセル規定も、あわせて押さえておきましょう。
半日オフサイト＋懇親会の場合は、午後の会議部分と夜の懇親会部分を合計した時間で会場利用料を見積もり、懇親会の飲食を人数分加えます。会議は飲食なし、懇親会だけ飲食あり、という組み立てが一般的です。昼から夜まで通して使うため、最低利用時間は問題なく満たすことが多く、連続利用が別料金にならないかを確認しておくと安心です。
セミナー＋懇親会の場合は、本編と質疑、レイアウト転換、懇親会の時間を合計します。登壇のための設備が会場に含まれているか、別料金かも費用に関わります。配信を伴うなら、必要な機材や回線が標準で使えるかも確認しておきましょう。飲食は懇親会の参加人数で見積もります。
終日研修＋打ち上げのように長時間になる場合は、会場利用料の比重が大きくなります。途中に軽食やドリンクを入れるなら、その分も加算されます。長時間利用では、休憩や食事の時間も含めて合計時間を見積もり、余裕を持った枠を取っておくと、当日に時間が足りなくなりません。
会議と懇親会で会場を分けるより安くなりますか？
金額は内容によりますが、同じ会場で続けて借りると会場の移動や二重の手配がなくなり、手間と段取りの面で負担が軽くなります。費用は合計時間と飲食の人数で見積もります。
会議は飲食なし、懇親会だけ飲食ありにできますか？
できます。飲食は懇親会の人数ぶんで考え、会議部分は会場利用料のみで見積もれます。
最低利用時間はありますか？
会場によります。会議＋懇親会の連続利用なら、合計時間が最低利用時間に収まることが多いですが、念のため確認しておきましょう。
支払いは請求書払いにできますか？
請求書払いに対応した会場を選ぶと、社内精算がスムーズです。
会議と懇親会の人数が違う場合、どう見積もりますか？
会場利用料は合計時間で決まるため人数では変わりませんが、飲食は実際に参加する人数ぶんで見積もります。会議は全員、懇親会は希望者だけ、というケースでは、懇親会の参加人数で飲食を計算しましょう。人数が読みきれないときは、最小・最大で概算を出してもらうと予算の幅が見えます。
会議と懇親会をセットで貸切るときの費用は、「時間帯 × 合計時間」の会場利用料に「飲食 × 人数」を足す形で考えると見通しが立ちます。転換や撤収の時間も合計に含め、会議と懇親会で人数が違う場合は飲食を実人数で見積もるのがポイントです。早めに概算を取り、総額と内訳を確認しておけば、予算相談もスムーズに進みます。別々に手配するより手間が減り、参加者にとっても移動のない一日になるのが、セット利用のいちばんの利点です。
会議から懇親会まで一か所で開ける会場をお探しなら、Workspace & Bar 56 の貸切ガイドに収容・設備・料金をまとめています。セット利用の概算を知りたい段階でも、お気軽にご相談ください。