拠点や在宅のメンバーがオンラインで参加し、一部は会議室に集まる。そんなハイブリッド会議を社外の会場で開こうとすると、「モニターやマイクは揃っているか」「自社で使っているZoomやTeamsはそのまま使えるのか」「当日のセッティングを自分たちだけでやりきれるか」といった不安が出てきます。会議のやり方そのものの工夫はハイブリッド会議のやり方、オンラインと対面が混ざる会議を機能させるコツで触れていますが、この記事では一歩手前の「会場選び」に絞って、確認しておきたい設備と当日の運営体制を整理します。
なお、社外向けのセミナーやウェビナーを配信する目的の会場探しをしている場合は、想定している使い方が少し異なります。その場合はセミナーと懇親会を一か所で開くにはもあわせてご覧ください。
この記事の内容
社内の全社会議やオフサイトの一部をオンライン参加にするハイブリッド会議では、単に「会議ができる部屋」であること以上に、Web会議ツールを使うことを前提にした設備が揃っているかが重要になります。具体的には、オンライン参加者の顔と資料を映せる大型モニター、会議室全体の様子を伝えられるスピーカーやマイクといった機材です。これらが会場側にあらかじめ用意されているかどうかで、当日の持ち込み機材の量が大きく変わります。
会議室に集まる人数が10名前後の少人数なのか、全社会議のように30名規模になるのかによっても、必要な設備や部屋の広さは変わります。あわせて確認しておきたいのが、当日のセッティングを担当者が一人で回せるかどうかです。資料の投影確認、モニターへの接続、音声の聞こえ方のチェックなど、開始直前にやることは意外と多く、慣れていない担当者だけで抱え込むと開始時刻が押しやすくなります。
ハイブリッド会議の環境をどう整えるかには、大きく分けて3つの選び方があります。ひとつは自社の機材一式を持ち込む方法で、普段使っているマイクやカメラをそのまま使える一方、運搬と設営の手間がかかります。もうひとつは配信機材を専門にレンタルする方法で、本格的な配信を想定した現場に向いていますが、社内会議の規模では機材も手続きも大がかりになりがちです。
そしてもうひとつが、会場側にあらかじめ用意された設備を使い、セッティングの相談にも乗ってもらう方法です。月に何度も配信イベントを開くわけではなく、普段どおりのWeb会議ツールを使って社内の会議を進めたいという場合は、この選び方が身の丈に合っていることが多いです。会場探しの一般的な観点はオフサイトの会場を貸切るでも整理していますので、あわせて参考にしてください。
会場の費用は、内容や人数、利用時間によって変わるため、具体的な見積もりはお問い合わせのうえでご確認いただくのが確実です。日程と人数だけをお伝えいただければ、概算の見積もりをお出しすることもできます。
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日程が未定の段階でも、まずはご相談いただけます。
「わざわざ外部の会場を使ってまでハイブリッドにする意味があるのか」という疑問を持つ方もいるかもしれません。JTBコミュニケーションデザインが実施した社内イベント効果測定調査（2022年10月）では、社内イベントを実施した企業のうち45%が「社内のコミュニケーションが増えた」、42%が「他部門との連携が改善した」と回答しています。同調査では、対面参加の比率が半々からやや多めになる開催形式で効果が最大になる傾向も示されています。
この結果は、全員をオンラインに寄せてしまうのではなく、一定数がその場に集まる開催形式そのものに意味があることを示しています。会議室に集まれるメンバーは実際に集まり、集まれないメンバーはオンラインでつなぐというハイブリッドの形は、参加のしやすさと対面の効果を両立させる現実的な選択肢といえます。
Workspace & Bar 56では、会場貸切に加えて、ハイブリッド開催サポートつき貸切をご用意しています。これは会場設備（プロジェクター・大型モニター・スピーカー・マイク）に加えて、利用企業がお使いのWeb会議環境（Zoom・Teamsなど）にあわせた当日のセッティングをお手伝いするものです。配信専用の機材一式をこちらでお預かりするものではなく、普段お使いのツールをそのまま会場で使えるように整える、というイメージに近い内容です。
会場は人形町駅から徒歩2分、バーがあるイベントスペースです。日中は会議・オフサイトの場として、夜はバーカウンターを使った懇親会の場として使えるため、ハイブリッド会議のあとにそのまま懇親会に移りたい場合も、会場を変えずに続けられます。オンライン参加者が多い会議のあとほど、集まったメンバー同士の対面の時間を意図的に作りたいという声もよく聞きます。
事前の下見やオンライン接続テストのご相談も承っています。当日になって接続方法やマイクの位置に迷わないよう、気になる点は予約前にご確認いただけます。
会場を決めたあと、当日までに確認しておくと安心なポイントをまとめました。
これらは会場によって対応できる範囲が異なるため、候補の会場が決まった段階で早めに確認しておくと、当日になって慌てずに済みます。
Q. 自社で使っているWeb会議ツールでもハイブリッド会議はできますか？
A. Workspace & Bar 56では、利用企業がお使いのWeb会議ツール（Zoom・Teamsなど）にあわせて、当日のセッティングをお手伝いしています。会場側の専用システムに切り替える必要はありません。
Q. 事前に会場を見学したり、接続確認をしたりすることはできますか？
A. はい、事前の下見やオンライン接続テストのご相談を承っています。当日の設備や接続方法が不安な場合は、予約前にご相談ください。
Q. ハイブリッド会議のあとにそのまま懇親会をすることはできますか？
A. 可能です。日中は会議、夜はバーカウンターを使った懇親会という形で、会場を変えずに続けて利用いただけます。会議から懇親会への流れはキックオフミーティングをオフサイトで開催する意味、会場の選び方と当日の流れでも紹介しています。
ハイブリッド会議の会場を選ぶときは、モニターやマイクといったWeb会議前提の設備が揃っているか、当日のセッティングを誰が担うかを確認しておくことが、会議当日の安心につながります。自社で機材を持ち込む、専門業者にレンタルする、会場のサポートを使う、という3つの選び方の中から、普段の会議の規模や頻度にあった方法を選ぶとよいでしょう。
Workspace & Bar 56は、人形町駅から徒歩2分の場所で、会場設備とお使いのWeb会議ツールにあわせたセッティングのお手伝いをしています。会議のあとにそのまま懇親会に移ることもできます。日程と人数がざっくり決まっている段階でも、まずはお気軽にご相談ください。
会場のスペック全体を確認したい場合は、Workspace & Bar 56 を貸切るにはもあわせてご覧ください。